De personeelsplanning, minder eenvoudig dan gedacht

Voor werkgevers is het iets dat ze meestal als moeilijk ervaren en bij werknemers is het vaak een verhit onderwerp: de personeelsplanning. De planning van het personeel is een breed begrip en iets waar alle werkgevers en werknemers elke dag mee te maken hebben. De personeelsplanning is eigenlijk het juiste evenwicht tussen de personeelsbeschikbaarheid en de personeelsbehoefte. In de praktijk het niet makkelijk zijn om dat goede evenwicht te vinden, zeker niet voor werkgevers die met parttime werkkrachten en/of jobstudenten werken of die een ploegensysteem hanteren. Meestal is de personeelsbehoefte makkelijk inzichtbaar, de personeelsbeschikbaarheid kan erg verschillen, hoe kan dat?

Personeelsbehoefte wordt bekend door het inplannen van de bedrijfsactiviteiten. Op basis van die activiteiten kan er een schatting gemaakt worden over hoeveel personeel er nodig zal zijn om ze te vervullen. De activiteiten moeten daarvoor in detail onder de loep genomen worden zodat er per afdeling en team beslist kan worden hoeveel werkkrachten er nodig zijn en welke kwaliteiten ze moeten bezitten. De personeelsbeschikbaarheid staat voor het aantal werknemers dat een bedrijf tot zijn beschikking heeft. Dat lijkt op het eerste zicht eenvoudig, maar er zijn veel factoren die een rol spelen hierin. Er moet rekening gehouden worden met het aantal beschikbare personeelsleden, de beschikbare werkuren van elk personeelslid (fulltime/medewerkers, bedrijven die ’s nachts ook draaien of niet vijf maar zes dagen per week open zijn) en dan zijn er nog vrije dagen en ziekmeldingen.

Zoals je ziet is het dus geen eenvoudige opdracht om een ideale personeelsplanning op te maken. Gelukkige is er tegenwoordig allemaal back office software beschikbaar om het werkgevers een pak makkelijker te maken. Personeelsplanning software biedt een oplossing voor de personeelsplanning en de financiële administratie ervan. Alle gegevens worden overzichtelijk bewaard op een handige online portaal waar de werkgever eenvoudig gegevens kan invoeren, bewerken en opvragen.